Política de privacidad de la plataforma

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE ALLYOUNEED365 / ALLYOUNEED GLOBAL, S.L.

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (“RGPD”), de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”), y de la normativa aplicable en materia de servicios de la sociedad de la información, Allyouneed Global, S.L. informa a los usuarios, clientes, agencias, alojamientos y huéspedes sobre el tratamiento de sus datos personales a través de la plataforma AllYouNeed365, incluyendo sus módulos de comunicación, automatización, check-in online, registro de viajeros, tasa turística, fianzas y operativa asociada a reservas de alojamientos turísticos.

Esta política se ha redactado para explicar de forma clara qué datos tratamos, con qué finalidades, durante cuánto tiempo, con quién pueden compartirse y qué derechos tienen las personas interesadas.

1. Identificación del responsable y datos de contacto

• Titular de la plataforma: Allyouneed Global, S.L.
• Nombre comercial: AllYouNeed365 / AYN
• NIF: B56595135
• Domicilio social: Calle Casas del Pueblo, 9, 1.º, Despacho 7, 07141 Marratxí (Illes Balears), España
• Correo electrónico de contacto: contact@allyouneed365.com
• Teléfono: +34 971 66 86 71
• Sitio web: https://www.allyouneed365.com

A efectos de esta política, “AllYouNeed365”, “AYN”, “nosotros” o “la plataforma” hacen referencia a Allyouneed Global, S.L. como entidad titular y prestadora del servicio.

2. Papel de AllYouNeed365: responsable y encargado del tratamiento

AllYouNeed365 puede tratar datos personales con dos roles distintos, según el contexto:

2.1. AllYouNeed365 como responsable del tratamiento

AllYouNeed365 actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de:

• clientes, agencias, property managers, gestores de alojamiento o usuarios profesionales que contraten, soliciten información o utilicen nuestros servicios;
• personas que contacten con nosotros por web, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, chat, redes sociales u otros canales habilitados;
• usuarios que se suscriban a comunicaciones comerciales, newsletters o información sobre nuestros servicios;
• potenciales clientes, colaboradores, proveedores o candidatos que contacten con la empresa.

En estos casos, AllYouNeed365 decide las finalidades y medios del tratamiento de los datos.

2.2. AllYouNeed365 como encargado del tratamiento respecto de los huéspedes

Cuando AllYouNeed365 trata datos personales de huéspedes, viajeros o acompañantes en el marco del check-in online, registro documental de viajeros, envío de comunicaciones o partes a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior u otros sistemas oficiales que correspondan, gestión de tasa turística, fianzas, comunicaciones de la reserva u otras funcionalidades contratadas por una agencia o alojamiento, AllYouNeed365 actúa, con carácter general, como encargado del tratamiento.

En estos casos, el responsable del tratamiento es la agencia, gestor, anfitrión, establecimiento o titular del alojamiento que utiliza la plataforma para gestionar la reserva y cumplir sus obligaciones legales y operativas frente al huésped. En cada proceso de check-in online deberá identificarse, cuando corresponda, el alojamiento, agencia o gestor responsable concreto de la reserva.

AllYouNeed365 trata los datos de los huéspedes siguiendo las instrucciones del cliente responsable del alojamiento y de acuerdo con el correspondiente contrato o acuerdo de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

En este papel, AllYouNeed365 no se limita a prestar soporte técnico o mantenimiento: por cuenta del alojamiento y siguiendo sus instrucciones, recoge los datos de los viajeros a través del formulario de check-in online, los conserva en la plataforma mientras presta el servicio, genera el registro documental de viajeros y, cuando el alojamiento activa esta funcionalidad, los comunica a SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior u otros sistemas oficiales que correspondan.

Durante un periodo transitorio pueden convivir AYN y otros sistemas de check-in utilizados por el cliente, como Partee, para clientes o históricos distintos. Los huéspedes que realicen el check-in a través de AYN visualizarán la información legal correspondiente a AYN; los históricos gestionados previamente en otros sistemas permanecerán bajo el sistema que los hubiera gestionado, salvo acuerdo específico de migración.

La información facilitada por AllYouNeed365 no sustituye el deber propio de información del alojamiento, agencia o gestor responsable, que deberá identificarse claramente como responsable del tratamiento y facilitar al huésped la información básica aplicable en el momento de recogida de los datos, a través del aviso informativo que se muestra en el propio formulario de check-in online (Anexo).

AllYouNeed365 no es responsable de los tratamientos que el alojamiento, agencia o gestor realice fuera de la plataforma, ni de la licitud de las instrucciones, configuraciones o datos que éste facilite, que corresponden a dicho responsable del tratamiento.

3. Finalidades del tratamiento

3.1. Datos de clientes, agencias y usuarios profesionales

AllYouNeed365 podrá tratar los datos personales de clientes y usuarios profesionales para las siguientes finalidades:

• gestionar el alta, acceso y uso de la plataforma;
• prestar los servicios contratados;
• configurar alojamientos, reservas, automatizaciones, integraciones y comunicaciones;
• gestionar soporte técnico, incidencias, mantenimiento y atención al cliente;
• emitir facturas, gestionar pagos, cobros, presupuestos y relación contractual;
• comunicar novedades funcionales, cambios relevantes del servicio o avisos operativos;
• enviar comunicaciones comerciales sobre servicios propios relacionados con AllYouNeed365, cuando exista base legal para ello;
• realizar encuestas de satisfacción, análisis internos, mejora de procesos y evolución de funcionalidades, así como elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso de la plataforma;
• cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y administrativas;
• gestionar reclamaciones, litigios o solicitudes de ejercicio de derechos.

3.2. Datos de huéspedes y viajeros

Los datos personales de huéspedes y viajeros podrán tratarse, por cuenta del cliente responsable del alojamiento, para las siguientes finalidades:

• gestionar el check-in online y la operativa asociada al registro documental de viajeros;
• cumplimentar el parte de entrada o registro documental de viajeros;
• generar, almacenar y conservar el libro-registro o documentación exigida por la normativa aplicable;
• remitir la información requerida a las autoridades competentes, incluyendo la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior u otros sistemas oficiales que correspondan;
• verificar la exactitud de los datos aportados por el huésped conforme a la normativa aplicable;
• recabar la firma del huésped;
• enviar comunicaciones no comerciales relacionadas con la reserva, check-in, instrucciones, documentación, contratos, condiciones de admisión o estancia;
• enviar, por cuenta del alojamiento y solo si éste ha activado la funcionalidad y cuenta con base jurídica para ello, comunicaciones comerciales del propio alojamiento (remarketing), en los términos del apartado 15;
• gestionar tasa turística, fianzas, preautorizaciones, pagos u otros importes vinculados a la reserva cuando el cliente haya contratado estas funcionalidades;
• gestionar incidencias, soporte, mantenimiento de sistemas, seguridad y trazabilidad de operaciones;
• atender obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.

AllYouNeed365 no utiliza los datos de huéspedes para fines comerciales propios: no les envía publicidad de AllYouNeed365, no elabora perfiles comerciales con ellos ni los cede a terceros con esa finalidad. Los mensajes de remarketing que un alojamiento pueda enviar a través de la plataforma son comunicaciones de ese alojamiento, que es su responsable.

4. Categorías de datos tratados

4.1. Datos de clientes y usuarios profesionales

Podemos tratar, entre otros, los siguientes datos:

• nombre y apellidos;
• denominación social;
• NIF/CIF;
• cargo o función profesional;
• correo electrónico;
• teléfono;
• dirección fiscal o de facturación;
• datos de acceso y usuario de la plataforma;
• datos de alojamientos configurados en la plataforma;
• información contractual, facturación, pagos y servicios contratados;
• comunicaciones mantenidas con AllYouNeed365;
• datos técnicos derivados del uso de la plataforma, como registros de acceso, incidencias, logs de seguridad o actividad necesaria para la prestación del servicio.

4.2. Datos de alojamientos y reservas

Según la configuración del cliente, pueden tratarse datos relativos a:

• nombre o identificador del alojamiento;
• dirección, municipio, provincia y país;
• código o número de registro turístico;
• datos necesarios para el envío de comunicaciones a autoridades competentes;
• datos de reserva, fechas de entrada y salida, canal de reserva, número de huéspedes, importes asociados y estado operativo de la reserva;
• reglas de automatización configuradas por el cliente.

4.3. Datos de huéspedes y viajeros

Para el check-in online y el registro documental, pueden tratarse los datos exigidos o permitidos por la normativa aplicable, incluyendo, según corresponda:

• nombre y apellidos;
• sexo, cuando sea exigido por la normativa aplicable;
• fecha de nacimiento;
• nacionalidad;
• país de nacimiento;
• tipo, número, fecha de expedición y fecha de validez del documento de identidad, pasaporte, permiso de residencia u otro documento válido;
• domicilio o dirección;
• teléfono;
• correo electrónico;
• datos de la reserva y del alojamiento;
• fecha de entrada y salida;
• relación de parentesco del menor con el adulto que lo acompaña, cuando sea exigida por la normativa aplicable;
• firma digital del huésped, realizada mediante dibujo en pantalla con ratón, dedo o dispositivo equivalente;
• comunicaciones relacionadas con la reserva;
• datos de pago o preautorización gestionados a través de proveedores de pago seguros, cuando aplique.

4.4. Cumplimentación del formulario de check-in

El check-in online de AllYouNeed365 se basa en la cumplimentación por parte del huésped de un formulario con los datos necesarios para gestionar la reserva y cumplir las obligaciones legales de registro documental de viajeros.

Actualmente, los datos se introducen manualmente en el formulario. AllYouNeed365 no solicita, captura ni conserva fotografías, imágenes o copias del DNI, pasaporte u otros documentos de identidad. Si en el futuro se habilitara una función de lectura automática del documento, su uso sería siempre voluntario y se informaría de ello en el propio formulario y en esta política antes de su puesta en marcha.

El huésped es responsable de introducir o confirmar datos veraces, exactos y actualizados. El alojamiento, agencia o gestor responsable de la reserva podrá solicitar la exhibición del documento identificativo a la llegada o por los medios legalmente válidos que correspondan para comprobar la identidad del huésped y la exactitud de los datos facilitados.

Una vez completado y firmado el check-in, el huésped no podrá modificar directamente los datos ni acceder a los datos del resto de huéspedes desde el mismo flujo. Cualquier rectificación deberá solicitarse al alojamiento, agencia o gestor responsable de la reserva.

5. Bases jurídicas del tratamiento

5.1. Clientes y usuarios profesionales

Las bases jurídicas aplicables pueden ser:

• Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales: para gestionar solicitudes, presupuestos, contratación, acceso a la plataforma y prestación de servicios.
• Cumplimiento de obligaciones legales: en materia fiscal, contable, administrativa, protección de datos, prevención de fraude o atención a requerimientos de autoridades.
• Interés legítimo: para mejorar el servicio, mantener la seguridad de la plataforma, atender consultas, realizar comunicaciones operativas, gestionar incidencias, prevenir abusos o enviar comunicaciones sobre servicios similares a clientes existentes conforme a la normativa aplicable.
• Consentimiento: para el envío de comunicaciones comerciales cuando sea necesario, suscripción a newsletters, publicación de reseñas u otros tratamientos que lo requieran.

5.2. Huéspedes y viajeros

Respecto de los huéspedes, el responsable principal de determinar la base jurídica es el cliente titular o gestor del alojamiento. Con carácter general, los tratamientos vinculados al check-in y registro documental pueden ampararse en:

• cumplimiento de una obligación legal del alojamiento en materia de registro documental de viajeros y comunicación a autoridades competentes, incluyendo el Real Decreto 933/2021 y normativa que lo sustituya o complemente;
• ejecución del contrato de alojamiento o medidas precontractuales relacionadas con la reserva;
• interés legítimo del alojamiento en verificar la exactitud de los datos, prevenir fraude, mantener la seguridad y gestionar la relación con el huésped;
• consentimiento del huésped o, para comunicaciones comerciales del alojamiento sobre productos o servicios similares a los contratados, el interés legítimo del alojamiento cuando concurran los requisitos del artículo 21.2 de la Ley 34/2002 (LSSI): solo para tratamientos voluntarios no necesarios para el registro de viajeros ni para la ejecución de la reserva.

6. Procedencia de los datos

Los datos personales pueden proceder de:

• la información facilitada directamente por clientes, agencias o usuarios profesionales;
• la información introducida por el huésped en formularios de check-in online;
• la información introducida por el cliente responsable del alojamiento;
• PMS, channel managers, OTAs, plataformas de reserva u otros sistemas integrados cuando el cliente haya autorizado la integración;
• PMS, channel managers, sistemas de facturación u otras herramientas externas utilizadas por el cliente, cuando el cliente haya autorizado la integración, sincronización o incorporación de datos para la gestión de reservas, facturación u operativa del alojamiento;
• datos facilitados manualmente por el huésped o comprobados a partir de documentos exhibidos para completar el registro, cuando corresponda;
• comunicaciones mantenidas por correo electrónico, WhatsApp, SMS, chat, teléfono, formularios o canales de reserva;
• cookies y tecnologías similares, de acuerdo con la política de cookies correspondiente.

7. Comunicación de datos a terceros

Los datos personales podrán comunicarse o ponerse a disposición de terceros en los siguientes casos:

• a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior u otros sistemas oficiales que correspondan, autoridades competentes, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o plataformas oficiales de registro de viajeros, cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales;
• al cliente responsable del alojamiento, respecto de los datos de sus huéspedes y reservas;
• al PMS, channel manager, sistema de facturación o herramienta de gestión utilizada por el alojamiento o agencia responsable —cuando sea necesario para gestionar la reserva, emitir facturas, cumplir obligaciones legales, gestionar cobros, tasas, fianzas o prestar correctamente el servicio contratado.
• a proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio, incluyendo alojamiento en la nube, comunicaciones, correo electrónico, mensajería, soporte técnico, mantenimiento, seguridad, analítica, integraciones, pasarelas de pago o automatización;
• a asesores legales, fiscales, contables, auditores o profesionales cuando sea necesario para la gestión empresarial o defensa de derechos;
• a Administraciones Públicas, Juzgados, Tribunales u organismos competentes cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

AllYouNeed365 exige a sus proveedores que traten los datos conforme al RGPD, bajo contratos adecuados y aplicando medidas técnicas y organizativas apropiadas.

8. Transferencias internacionales de datos

AllYouNeed365 procurará que los datos personales se traten dentro del Espacio Económico Europeo siempre que sea posible.

No obstante, determinados proveedores tecnológicos utilizados para la prestación del servicio —por ejemplo, hosting/cloud, base de datos, backups, Meta/WhatsApp, proveedores de email/SMS, proveedores de pagos/fianzas, IA/traducción y soporte/monitorización— pueden implicar transferencias internacionales de datos. La ubicación de cada proveedor y la garantía aplicable se indican en la lista de subencargados.

Cuando se produzcan transferencias internacionales, principalmente a Estados Unidos, AllYouNeed365 solo las realizará con un mecanismo válido conforme al RGPD: una decisión de adecuación de la Comisión Europea aplicable al destinatario o garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo, junto con las medidas complementarias necesarias. El Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. solo se aplicará cuando el destinatario esté efectivamente certificado. Que los datos se alojen en Europa no excluye por sí solo que algún proveedor o sus subencargados accedan a ellos desde fuera del Espacio Económico Europeo. Los interesados pueden solicitar información sobre estas transferencias, o una copia de las garantías, en contact@allyouneed365.com.

9. Contrato de encargo, subencargados y proveedores

Cuando AllYouNeed365 trate datos de huéspedes por cuenta de una agencia, alojamiento, anfitrión, establecimiento o property manager, el tratamiento deberá estar regulado por el correspondiente contrato o acuerdo de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

AllYouNeed365 podrá recurrir a proveedores tecnológicos y subencargados necesarios para prestar el servicio, incluyendo, entre otros, las siguientes categorías:

• hosting/cloud, infraestructura, base de datos, almacenamiento y backups/copias de seguridad;
• Meta/WhatsApp y proveedores de email/SMS, chat u otros canales integrados;
• proveedores de pagos/fianzas, preautorizaciones o pasarelas de pago;
• herramientas de soporte/monitorización, mantenimiento, seguridad, automatización, IA/traducción y procesamiento técnico de mensajes;
• asesores, auditores o profesionales necesarios para la gestión empresarial, cumplimiento legal o defensa de derechos.

Cuando dichos proveedores accedan a datos personales, AllYouNeed365 exigirá contratos adecuados, obligaciones de confidencialidad y medidas técnicas y organizativas apropiadas. Cuando actúen como subencargados respecto de datos de huéspedes, deberán asumir obligaciones equivalentes a las previstas en el acuerdo de encargo aplicable.

AllYouNeed365 mantiene una lista actualizada de los subencargados concretos que intervienen en el tratamiento de datos de huéspedes, con indicación del servicio prestado, la ubicación del tratamiento, las garantías aplicables y la fecha de su última actualización. Esta Lista de subencargados de AYN está publicada en https://www.allyouneed365.com/subencargados/, donde puede consultarla cualquier interesado, y se actualiza con antelación a cualquier cambio. Forma parte, además, del acuerdo de encargo firmado con cada cliente. Los PMS, channel managers, OTAs, sistemas de facturación y la cuenta de WhatsApp Business contratados directamente por el alojamiento son proveedores del propio alojamiento, no de AllYouNeed365.

Inteligencia artificial y traducción automática: cuando el alojamiento utiliza el asistente Nora o la traducción automática, el contenido de los mensajes y los datos de la reserva necesarios para responder se procesan a través de los proveedores identificados en dicha lista, que no pueden utilizarlos para entrenar sus propios modelos. AllYouNeed365 no utiliza los datos de huéspedes para entrenar modelos de inteligencia artificial, y los huéspedes son informados cuando se comunican con un asistente automático.

10. Plazos de conservación

10.1. Datos de clientes

Los datos de clientes se conservarán mientras exista relación contractual o precontractual y durante el plazo necesario para prestar el servicio. Posteriormente, se conservarán bloqueados durante los plazos legales aplicables para atender responsabilidades fiscales, contables, contractuales, administrativas o legales. Superados dichos plazos, se procederá a su supresión segura.

10.2. Datos de huéspedes y registros de viajeros

Los datos de huéspedes tratados para el registro documental de viajeros y libro-registro se conservarán durante el plazo exigido por la normativa aplicable. Conforme al Real Decreto 933/2021, los datos del registro informático deberán conservarse durante tres años desde la finalización del servicio o prestación, salvo que resulte aplicable otro plazo legal. Esta obligación corresponde al alojamiento responsable: AllYouNeed365 conserva estos datos por su cuenta mientras le presta el servicio y, a su término, se los devuelve o los suprime conforme al acuerdo de encargo.

Transcurrido el plazo de conservación obligatorio, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura, salvo que deban mantenerse bloqueados para atender posibles responsabilidades legales.

10.3. Consultas y comunicaciones

Los datos tratados para atender consultas se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y, posteriormente, bloqueados durante los plazos de prescripción de responsabilidades.

10.4. Comunicaciones comerciales

Los datos tratados con fines comerciales se conservarán mientras exista base legal para ello y el interesado no se oponga o retire su consentimiento. En caso de baja, se podrán conservar los datos mínimos necesarios en listas de exclusión para evitar nuevos envíos.

11. Medidas de seguridad

AllYouNeed365 aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y servicios de tratamiento.

Entre otras medidas, podrán aplicarse:

• cifrado de comunicaciones mediante protocolos seguros;
• control de accesos y autenticación de usuarios;
• gestión de permisos por perfiles;
• registros de actividad y trazabilidad;
• copias de seguridad;
• medidas de protección frente a accesos no autorizados;
• revisión de proveedores;
• minimización de datos;
• procedimientos de gestión de incidencias de seguridad;
• eliminación segura de datos cuando corresponda.

Los usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Cualquier sospecha de acceso no autorizado deberá comunicarse a AllYouNeed365 lo antes posible a través de contact@allyouneed365.com.

12. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer, en los términos previstos por la normativa aplicable, los siguientes derechos:

• Acceso: saber si se están tratando sus datos y obtener información sobre dicho tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en interés legítimo o a comunicaciones comerciales.
• Limitación del tratamiento: solicitar que se limite el tratamiento en determinados supuestos.
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica cuando sea aplicable.
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente, cuando proceda.

Para ejercer estos derechos, el interesado podrá escribir a:

• Email: contact@allyouneed365.com
• Dirección postal: Allyouneed Global, S.L., Calle Casas del Pueblo, 9, 1.º, Despacho 7, 07141 Marratxí (Illes Balears), España.

Cuando la solicitud se refiera a datos de huéspedes tratados por cuenta de una agencia o alojamiento, el interesado podrá dirigirse preferentemente al alojamiento, agencia o gestor responsable indicado en la reserva o formulario de check-in. AllYouNeed365 podrá remitir la solicitud al cliente responsable del tratamiento o asistirle en su respuesta, según proceda conforme al acuerdo de encargo de tratamiento.

Si el interesado considera que sus derechos no han sido atendidos correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos: https://www.aepd.es.

13. Veracidad de los datos

El usuario, cliente o huésped garantiza que los datos facilitados son veraces, exactos, completos y actualizados.

En el caso del check-in y registro de viajeros, el huésped deberá facilitar datos que coincidan con los documentos o sistemas válidos que acrediten su identidad. El alojamiento podrá comprobar la exactitud de dichos datos conforme a sus obligaciones legales.

Cualquier modificación o corrección necesaria deberá comunicarse lo antes posible al responsable del alojamiento o a AllYouNeed365, según corresponda. AllYouNeed365 no será responsable de los perjuicios derivados de datos inexactos, incompletos o desactualizados facilitados por usuarios, clientes o huéspedes.

14. Menores de edad

Los datos de menores alojados se tratan únicamente en la medida exigida por la normativa de registro documental de viajeros y para la gestión de la reserva.

Los datos de los menores de catorce años son facilitados por el adulto que los acompaña, que indicará la relación de parentesco cuando sea obligatoria; los menores a partir de esa edad cumplimentan y firman sus propios datos cuando así lo exige la normativa. Al tratarse del cumplimiento de una obligación legal del alojamiento, no se solicita el consentimiento del menor ni una autorización parental o declaración de patria potestad o tutela. Los datos de menores no se utilizan para comunicaciones comerciales.

15. Comunicaciones comerciales

AllYouNeed365 podrá enviar comunicaciones comerciales sobre productos, servicios, novedades o funcionalidades propias relacionadas con la plataforma cuando:

• el destinatario haya prestado su consentimiento;
• exista una relación contractual previa y la comunicación se refiera a servicios similares a los contratados, siempre que el usuario no se haya opuesto;
• exista otra base legal válida conforme a la normativa aplicable.

En cada comunicación comercial se facilitará un mecanismo sencillo, gratuito y accesible para darse de baja.

Los datos de huéspedes no se utilizan para comunicaciones comerciales propias de AllYouNeed365.

Cuando un alojamiento activa la funcionalidad de remarketing, AllYouNeed365 envía los mensajes en nombre y por cuenta de ese alojamiento, que es el responsable del tratamiento y debe contar con el consentimiento del destinatario o cumplir los requisitos del artículo 21.2 de la LSSI, identificarse como remitente e incluir un medio sencillo y gratuito para darse de baja. Estos mensajes no utilizan los datos del registro documental de viajeros ni se dirigen a menores. El huésped puede oponerse en cualquier momento mediante el enlace de baja o dirigiéndose al alojamiento.

16. Cookies y tecnologías similares

El sitio web y la plataforma podrán utilizar cookies o tecnologías similares para permitir la navegación, mantener sesiones, mejorar la seguridad, analizar el uso del servicio o personalizar la experiencia.

El uso de cookies no técnicas o no necesarias requerirá el consentimiento del usuario cuando así lo exija la normativa aplicable.

La información detallada sobre cookies deberá recogerse en una política de cookies independiente o en el panel de configuración correspondiente.

17. Cambios en la política de privacidad

AllYouNeed365 podrá actualizar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos o de tratamiento de datos.

Cuando los cambios sean relevantes, se comunicarán a través del sitio web, la plataforma, correo electrónico u otros medios adecuados.

ANEXO — INFORMACIÓN PARA HUÉSPEDES (AVISO DEL CHECK-IN ONLINE)

La información de protección de datos que se muestra a los huéspedes en el formulario de check-in online es el aviso que se reproduce a continuación. Este aviso es el único texto informativo dirigido a huéspedes y sustituye a cualquier versión anterior.

Información sobre protección de datos – Check-in y registro de viajeros

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

• Razón social: [RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE DE LA RESERVA]
• NIF: [NIF]
• Domicilio: [DOMICILIO]
• Contacto de protección de datos: [EMAIL]
• Alojamiento: [NOMBRE DEL ALOJAMIENTO]

En este texto, «la agencia» es la entidad responsable identificada arriba.

Allyouneed Global, S.L. (AllYouNeed365, «AYN») proporciona la plataforma de check-in y actúa como encargado del tratamiento por cuenta de la agencia y siguiendo sus instrucciones. AYN recoge y conserva los datos, los pone a disposición de la agencia y, cuando corresponda, los comunica a SES.Hospedajes o al sistema oficial aplicable. AYN no utiliza tus datos para fines propios ni para publicidad.

2. ¿Qué datos tratamos y de dónde proceden?

Tratamos los datos identificativos y de contacto exigidos para el registro de viajeros, los datos de la reserva y la estancia, la firma cuando sea necesaria y los registros técnicos imprescindibles para que el proceso funcione de forma segura.

Los datos pueden facilitarlos tú mismo, la persona que gestiona la reserva, la agencia o los sistemas de reservas que esta tenga autorizados. Solo se solicitan los datos necesarios para cada finalidad y conforme a la normativa aplicable.

3. ¿Para qué usamos tus datos y con qué base jurídica?

Registro de viajeros. Cumplimentar, conservar y comunicar a las autoridades los datos que exige la ley. Base jurídica: cumplimiento de una obligación legal del responsable, incluido el Real Decreto 933/2021 cuando sea aplicable.

Gestión de la estancia. Organizar el check-in y enviarte las comunicaciones necesarias sobre la reserva y el alojamiento. Si eres parte del contrato de alojamiento, la base jurídica es su ejecución. Si eres acompañante y no eres parte del contrato, la base es el interés legítimo de la agencia y de los huéspedes en organizar la estancia y recibir la información operativa necesaria, respetando siempre tus derechos y libertades.

Seguridad del proceso. Prevenir accesos no autorizados y resolver incidencias técnicas. Base jurídica: interés legítimo en proteger los datos y garantizar el funcionamiento del servicio.

El registro de viajeros no se basa en tu consentimiento ni sirve para fines publicitarios. Cualquier otra finalidad voluntaria se te informará por separado y contará con su propia base jurídica.

4. ¿Qué datos son obligatorios?

Los campos marcados como obligatorios son necesarios para el registro legal o para gestionar el check-in, según se indique en el formulario. Si no facilitas los datos exigidos por ley, no podrá completarse el registro de viajeros. Si tienes dificultades con el formulario, contacta con la agencia y te ayudaremos.

Los datos se introducen manualmente: no es necesario que subas una foto ni una copia de tu documento de identidad. No obstante, el alojamiento podrá pedirte que lo muestres, por medios legalmente válidos, para comprobar tu identidad y la exactitud de los datos.

5. ¿A quién se comunican tus datos?

A las autoridades competentes, cuando exista obligación legal, a través de SES.Hospedajes o del sistema oficial que corresponda.

También podrán acceder a ellos AYN y los proveedores tecnológicos que intervengan en el servicio por cuenta de la agencia, siempre con los contratos y garantías exigidos. Tus datos podrán incorporarse al sistema de gestión (PMS) autorizado por la agencia cuando sea necesario para las finalidades indicadas. No se cederán a terceros para otros fines sin una base jurídica que lo permita.

6. Transferencias internacionales

AYN trabaja con proveedores tecnológicos cuya relación actualizada puedes consultar en la Lista de subencargados de AYN.

Algunos de ellos pueden tratar datos, o recurrir a subencargados, fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos. Que los datos se alojen en Europa no excluye por sí solo estos tratamientos.

Cualquier transferencia internacional se realizará únicamente con un mecanismo válido conforme al RGPD: una decisión de adecuación de la Comisión Europea aplicable al destinatario o garantías adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo, junto con las medidas complementarias necesarias. El Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. solo se aplicará cuando el destinatario esté efectivamente certificado.

Puedes pedir información sobre estas transferencias, o una copia de las garantías, al contacto de privacidad de la agencia o a AYN en contact@allyouneed365.com.

7. ¿Cuánto tiempo conservamos tus datos?

Los datos del registro de viajeros se conservan durante el plazo que exija la normativa. Cuando sea aplicable el artículo 5 del Real Decreto 933/2021, ese plazo es de tres años desde la finalización del servicio.

El resto de los datos se conservan el tiempo necesario para cumplir su finalidad y atender posibles obligaciones o responsabilidades legales. El plazo de tres años no se aplica automáticamente a todos los datos de la reserva o de la plataforma. Una vez finalizados los plazos, los datos se suprimen o, cuando proceda, se bloquean.

8. ¿Cuáles son tus derechos?

Puedes solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la oposición y la portabilidad de tus datos, cuando proceda, escribiendo al contacto de protección de datos de la agencia. Si la agencia ha designado un delegado de protección de datos, encontrarás su contacto en la información facilitada durante este proceso.

Si algún tratamiento se basa en tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo. Ten en cuenta que la supresión o la oposición no anulan las obligaciones legales de conservación o comunicación que sean aplicables.

Si escribes a AYN (contact@allyouneed365.com) sobre datos que trata por cuenta de la agencia, AYN trasladará tu solicitud al responsable y le ayudará a atenderla.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Menores y acompañantes

Los datos de los menores de 14 años los facilita la persona adulta que los acompaña, conforme a la normativa aplicable. Se recogen únicamente para cumplir la obligación legal de registro del alojamiento, nunca con fines publicitarios.

Esta información se aplica a todos los huéspedes de la estancia, aunque sus datos los haya facilitado otra persona. Cada huésped puede dirigirse a la agencia para consultar esta información, corregir sus datos o ejercer sus derechos.

10. Alcance de esta información

Esta información se refiere al check-in, al registro de viajeros y a la gestión de la estancia aquí descritos. No sustituye al parte de viajeros, al contrato de alojamiento ni a las condiciones de la estancia. Leer este aviso o continuar con el formulario no supone autorizar el envío de publicidad.

Última actualización: noviembre de 2026